視頻會議系統(tǒng)傳送的是多媒體數(shù)據(jù)，與普通數(shù)據(jù)不同，由于聲音和動態(tài)圖像的源信號的數(shù)據(jù)量較大，無法直接在一般條件的數(shù)字線路上傳輸。同時，基于對實際使用效果的要求，用戶還要求傳送的聲音、圖像信號連續(xù)平滑，其它輔助功能使用簡捷。因此，要達到這樣的效果，系統(tǒng)在聲音、圖像壓縮、通訊線路條件、數(shù)據(jù)和應用程序共享等方面都對技術提出了很高的要求。
在前幾年，視頻會議系統(tǒng)一般在中高速專線上運行，設備絕大部分也是專用的，所以系統(tǒng)費用非常高昂，同時支持的群組會議成員也比較少，無法適應普通用戶使用。目前視頻會議已經開始逐步向寬帶Internet網(wǎng)絡發(fā)展，費用也開始大幅度下降。
一般的視頻會議系統(tǒng)整體系統(tǒng)包括了MCU （視頻會議服務器）、會議室終端、PC桌面型終端、電話接入網(wǎng)關等幾個部分。各種不同的終端都連入MCU進行集中交換，組成一個視頻會議網(wǎng)絡。還有些廠家，如國內一些視頻會議提供商還專門設計了語音會議系統(tǒng)等，可以讓所有桌面用戶通過PC參與語音會議，這些是在視頻會議基礎上的衍生。
對于視頻會議系統(tǒng)的設備選型是一項綜合性很強的工作，需要綜合考慮技術的先進性、開放性、成熟性和網(wǎng)絡的實際需求以及性能價格比等因素。
首先要根據(jù)視頻系統(tǒng)的實際業(yè)務和路由協(xié)議等對設備的功能和性能的要求考慮相應的產品。例如，如需要提供IPSec VPN和MPLS VPN業(yè)務，那么所選取的設備需要同時支持IPSec和MPLS相關的協(xié)議集；如果對今后三年時間的業(yè)務量發(fā)展趨勢有初步的估計，那么在選取設備時需要充分考慮在設備的性能上要具備適當擴容余地。路由協(xié)議的選擇對設備的功能提出了相應的需求，例如是否能夠支持BGP-4協(xié)議等。
其次要綜合考察先進性、成熟性和開放性等要素，一般說來新技術是設備廠商在推銷產品時注重宣傳的亮點。但是應當注意，新技術需要一段時間后才可能為市場接受，形成開放的規(guī)范;同時，應用新技術的產品也需要在一段時間的使用后才可能逐漸成熟穩(wěn)定，從而可以保障業(yè)務的高可靠性和可用性；此外，在使用新技術提供的特性時，還需要考慮是否能夠與現(xiàn)有的設備兼容，以保障與現(xiàn)網(wǎng)中設備的無縫連接和今后平滑升級的需要。
最后要著重考慮設備的性能價格比，與所有的系統(tǒng)建設一樣，視頻系統(tǒng)的建設同樣要平衡投入產出，要盡量避免“一次到位”的思想，這是因為技術和市場在不斷地發(fā)生變化。技術的發(fā)展使得網(wǎng)絡帶寬成數(shù)量級的提高，設備價格不斷降低，帶寬單位價格則成數(shù)量級的降低，造成相關系統(tǒng)建成后，在激烈的市場競爭環(huán)境中，實際的業(yè)務營收可能很難達到當初系統(tǒng)建設時所做的預測，因此如果一味地追求“一步到位”，很可能會發(fā)現(xiàn)投入產出無法達到預期的局面。在技術發(fā)展日新月異的今天，應當采取“滾動”建設的方式，即先期投入資金滿足近期業(yè)務預測，在實際運營中如果達到預期目標或有新的擴容需求，則可以將原有設備從核心推向網(wǎng)絡系統(tǒng)邊緣，保證原有設備的充分使用，同時增加新的核心設備，提高網(wǎng)絡系統(tǒng)的總體容量。
為了保證視頻系統(tǒng)正常使用，首先需要對視頻系統(tǒng)設備進行良好的維護，因此最好建立一個具有分級、分權管理能力的網(wǎng)管系統(tǒng)，以實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡業(yè)務調度和管理。以使增強整個視頻系統(tǒng)的可靠性和運行的穩(wěn)定性，使視頻系統(tǒng)啟動快，若系統(tǒng)掉電后再來電或網(wǎng)絡傳輸中斷后能幫助系統(tǒng)迅速恢復工作。
